歌の音 – wedding design – ウェディングプランナーがデザインするペーパーアイテム。”ふたりのウェディングをデザインする”がコンセプト。10年のプランナー経験を活かし、結婚式の招待状や席次表、席札などのペーパーアイテムをオーダーメイドで制作しています。結婚式への"こだわり"と"心の温度"をたっぷり詰め込んだ、周りの皆も幸せ感じるあたたかいデザインをご提案します。

【返信葉書なしで大丈夫!】既に出席確認ができているゲストへの招待状の出し方

 

結婚式の準備は多岐に渡りますが、結婚式準備の最初の一歩が「招待状」の準備です。

 

 

結婚式の招待状を受け取ったことはあっても、結婚式の招待状を作成するのは当然初めて。

 

 

多くのカップルにとって結婚式の招待状は、いよいよ準備が始まる緊張感もあり、また最初の一歩でもあるので気持ちが強く込められた、特別なものです。

 

 

結婚式の招待状はただのお知らせではなく、ゲストへふたりの感謝の気持ちを伝え、おもてなしの心遣いへの入り口となり、結婚式を挙げる喜びをゲストと共有する重要な役目を持っています。

 

 

最近では結婚式を挙げる知らせを招待状準備以前に親族や友人に伝えるカップルがとても増えています。

 

 

多くの新郎新婦が結婚式に参加してほしいゲストには結婚式が決まったら招待状発送よりもずっと前にあらかじめ声をかけ、その日程の参加の都合を確認したうえで招待状を発送されています。

 

 

事前に出席確認を行うことで人数や顔ぶれにぴったりな会場を選択することができ、招待状を発送する際の手間と時間も節約できるのも理由のひとつと思います。

 

 

招待状の基本的なセットには返信葉書が入っており必須に見えますが、既に出席確認が済んでいる場合も返信葉書は必要なのでしょうか?

 

 

今回は、「招待状に返信葉書は絶対に必要なのか?」「返信葉書がなくても大丈夫なのか?」というよくある疑問にお答えして、結婚式準備を円滑に進めるための具体的なアドバイスをお届けしたいと思います!

 

 

 

招待状の基本

 

 

結婚式の計画を立てる中で最初の一歩となる、重要な存在の招待状。

 

 

招待状は、新郎新婦がゲストに対して結婚式の日程や開催時間などを案内し、結婚式への参加をお願いするための一番最初の公式なコミュニケーションツールです。

 

 

まずは招待状の基本的なこと、その目的と役目、発送前に必要な事前準備のおさらい、そして返信葉書の重要性について詳しく解説します。

 

 

 

招待状の目的と役目

 

 

招待状を作る目的は、ゲストに結婚式の詳細な情報を伝えて、ご出席をお願いすること です。

 

 

そして、結婚式の日程、時間、場所、ふたりの結婚式に合わせたコンセプトの紹介やドレスコードなど、重要な情報を正確に伝える役目を持っています。

 

 

また、招待状は結婚式を迎える新郎新婦の喜びやこれまでの感謝の気持ちを伝える手段ともなります。

 

 

招待状準備にあたり、すべてのカップルがそのデザインにふたりらしい個性を持たせたいとふたりのスタイルに合う招待状を一生懸命探しています。

 

 

その通り、デザインや仕様にこだわることで、お届けする招待状で「ふたりの結婚式のテーマやコンセプト」をゲストに感じてもらうことができるのです。

 

 

 

招待状発送前の必須な事前準備

 

 

招待状を発送する前に必ず行わないとならない準備があります。

 

 

まずはゲストリストの作成です。

 

 

多くの方が式場決定前におおよそのゲストリストを作っていると思います。

 

 

そのゲストリストに、正確な住所、名前を確認して追記していきます。

 

 

同時に、乾杯の発声や祝辞、スピーチ、受付係など、結婚式当日に個人的なお願いをするかどうか、お願いするゲストを決めていきます。

 

 

なお個人的なお願いをする場合は、招待状で役目をいきなり知らせるのではなくて、必ず招待状発送前に事前に口頭でお願いしておきましょう。

 

 

そして、ふたりに合ったデザインの招待状を用意します。

 

 

その際、会場までの地図、会場での注意事項などの付属品も事前準備が必要です。

 

 

発送する前には、あらためて全ての情報が正確に記載されているかを確認して、特にゲストのお名前には誤字脱字がないように注意しましょう。

 

 

 

 

返信葉書の重要性

 

 

返信葉書は、ゲストの出欠を確認するための重要なツールです。

 

 

返信葉書に於いて新郎新婦は出席者の人数を把握し、それに基づいて席次表や食事などの準備を進めることができます。

 

 

また、返信葉書にはゲストからの食事のアレルギーや特別な要望などを記入してもらうこともできます。

 

 

その情報をもとにすることで、ゲストが結婚式当日に快適に過ごせるよう配慮することが可能になります。

 

 

返信葉書は招待状と一緒に送付しますが、その際、返信用の切手も貼付してゲストの負担なく送り返せるようにします。

 

 

では続いて、返信葉書についてさらに詳しく見ていきます。

 

 

 

 

招待状返信の役目を深掘り

 

 

結婚式を計画する際には、ゲストの都合をスムーズに確認することがとても重要です。

 

 

続いて、招待状の返信の役目を深掘りしていきましょう。

 

 

 

返信葉書の役目

 

 

まず、返信葉書の必要性について考えてみます。

 

 

結婚式の招待状の基本セットには、返信葉書が含まれます。

 

 

返信葉書は、出席の意思を確認するためだけでなく、ゲストの具体的な参加情報(同伴者の名前やアレルギー情報など)を確認するためにも重要です。

 

 

返信葉書を受け取ることにより新郎新婦は正確な出席人数を把握し、席次表の作成や食事の手配などを適切に行うことができます。

 

 

また、万が一新郎新婦が間違った氏名で招待状を出していても、返信葉書のご本人の署名によって間違いを発見することができることも、返信葉書の役目のひとつです。

 

 

 

(!)返信葉書は受け取って完結ではない

 

 

実は多くの新郎新婦さまが思い違いをなさっていることがあります。

 

 

結婚式の招待状は返信を受け取って完了ではないのです。

 

 

返信を受け取ってから、出席へのお礼の連絡をして、当日その場所までたどり着くための条件や宿泊の都合などを口頭で確認するのです。

 

 

アレルギー有無の情報なども書面で管理することは便利なので良いことですが、必ずご出席のお礼を兼ねて口頭確認をしましょう。

 

 

招待状の返信受け取り→お礼と相談 というコミュニケーションは、抜け落ちがちですがとても重要なことです。

 

 

 

 

 

出席確認が済んでいる場合の対応

 

 

最近では出席できることが決まっているゲストに宛てて招待状を発送する場合がほとんどです。

 

 

つまり、ほとんどの方が招待状を制作するより前にゲストの都合を確認してから招待状を準備しているということです。

 

 

先に出席を確認している場合も、コロナ禍以前であれば返信葉書の同封は必須でした。

 

 

しかし、最近ではweb招待状が流行したことと、SNSのLINEなどwebメールよりもずっと短時間でリアルタイムに会話ができるコミュニケーションツールがあるため、返信が郵便である必要性を疑問に感じています。

 

 

次に、招待状の返信葉書をなしにする場合の対応についてお話ししたいと思います。

 

 

 

返信葉書なしの場合の対応①

 

 

招待状をお送りするゲストが既に出席を快諾している場合についての対応例を挙げます。

 

 

ひとつめに、出席との回答が決まっているゲストに送る招待状には「既にご出席についてご快諾いただいているため返信封筒は省略いたしました」と記載する方法があります。

 

 

招待状の返信についての一文は、あって良いかもしれませんがなくても良い一文であり、仕上がりとしてもない方がより良い印象となります。

 

 

「省略いたしました」はゲストの手間を減らすために省略したのですが、受け取り方によっては不要だから省略しました、と感じるかもしれない二面性があります。

 

 

 

返信葉書なしの場合の対応②

 

 

また前述のように、結婚式の招待状はゲストのもとに届いて完結しているのではありません。

 

 

招待状発送後、無事手元に届いたかの確認の連絡をして、当日の案内についての補足やゲストが気にしている事項などを口頭で確認することが必須であり、それは当日に向けてのおもてなしの基礎でもあります。

 

 

その際に返信封筒の重要な役目である「ゲストの名前確認」「参加人数」「アレルギーの有無」は充分確認することができ、会話することでゲストの交通手段、宿泊の都合や衣装や美容のことなどゲストの身の回りの心配も直接聞くことができます。

 

 

さらに、その心遣いによってふたりの結婚式に出席するにあたり、より喜んでいただくことができます。

 

 

 

 

出席確認方法と招待状の発送

 

 

結婚式の計画を進める上で、スムーズな出席確認と招待状の発送はとても重要なステップです。

 

 

事前に出席者の数が確定することで、会場のレイアウト、食事の手配、予算の管理がより簡単に素早く行えます。

 

 

また、招待状の発送方法にはいくつかの工夫が必要です。

 

 

続いて、出席確認ができている出席者への招待状発送方法について詳しく確認してみましょう!

 

 

 

 

出席確認済みゲストへの招待状準備方法

 

 

事前出席確認を済ませたのちに送る招待状の準備方法について具体的に挙げていきます。

 

 

 

 

【ゲストリストを作る】

 

事前に出席確認が取れているので、招待状の発送リストも効率良く管理できます。

 

デジタルデータでリストを作成するのがおすすめ。

 

招待状発送のためには、正確な氏名、郵便番号、住所が必要です。

 

出席確認の連絡の際に、わすれなくきちんと確認しておきましょう。

 

最近では電話ではなく、メールやLINEでデータ確認できるので便利ですね!

 

リストの仕上げの最終確認の際には漏れや入力ミスを防ぐために、ふたりで協力して複数回のチェックを行ってください。

 

 

 

 

【招待状のデザインと内容】

 

招待状のデザインは、結婚式のテーマやスタイルに合わせて選びます。

 

既に出席確認が取れているゲストに送る招待状には、出席への感謝の言葉や会えることを楽しみにしている旨を伝える文言を追加することができる のも嬉しいことです。

 

内容は、日時、場所などの基本情報に加えて、ドレスコードやウェディングコンセプト、ふたりからのメッセージなどを追記するとより素敵な招待状となります。

 

 

 

 

【招待状発送のタイミング】

 

返信葉書を用いて出欠確認をする場合の招待状は、結婚式の約2ヶ月前に招待状を発送するのが一般的です。

 

既に出席確認が取れている場合は、返信が不要となるため、結婚式の1ヶ月前ごろの招待状発送でもOK です。

 

間際の招待状発送とすることで、一般的な発送時期の2ヶ月前には不透明で伝えることが難しいような案内内容を明確に伝えることができ、より当日の情報に近い親切な「案内状」となります。

 

 

 

 

【発送後のフォローアップ】

 

招待状の発送後、先方に届いた頃にゲストへ連絡しましょう。

 

招待状を届けたのちふたりからあらためてお誘いすることで、ゲストにとても喜ばれます。

 

その際には、氏名に間違いないか、ご家族の場合は出席人数、お子様の年齢、日時と場所の確認や、当日の交通手段や道順の案内、宿泊について、食物アレルギー、着付けや美容について もおたずねできると、とても親切です。

 

 

 

 

 

 

出席確認済みの招待状の内容

 

 

続いては、出席確認が既に済んでいる場合の招待状の内容について。

 

 

一般的な招待状文面と異なり、参加が確定した状況で送る招待状では新郎新婦の感謝の気持ちをしっかりと伝えることができることも良いところです。

 

 

出席確認済みの場合の文面の例と、招待状受け取り後の新郎新婦への連絡方法について詳しく説明します。

 

 

 

出席確認済みの場合の文面例

 

 

すでに出席確認をいただいているゲストに送る招待状には、一般的な招待状よりもより一層、感謝の言葉を乗せた招待状を作ることができます。

 

 

一般的な招待状では、挨拶文は「ご出席賜りますよう お願い申し上げます」で結びます。

 

参考:【結婚式の招待状】挨拶文の選び方やNGワードを確認しよう!実は「料金別納郵便」もNGワード

 

 

ところが、出席確認ができている場合はそれに限りません。

 

 

ともにこの日を過ごせることを大変嬉しく思います」

「ともに過ごす楽しい時間を心待ちにしています」

「お会いできるのを楽しみにしています」

 

 

など、既に参加が決まっているからこそ表現できる感謝の言葉を綴ることができるのです。

 

 

 

 

出席確認済みの場合の新郎新婦への連絡方法の周知

 

 

出席確認済みのゲストに送る招待状の返信を無しにする場合は、ゲストから新郎新婦への連絡方法を明確にしておくと、より便利になります。

 

 

結婚式前に何か変更や質問がある場合にスムーズに対応できるようにするために、以下の方法を招待状に追加することをおすすめします。

 

 

 

【連絡先を記載する】

 

 

招待状に新郎新婦の連絡先を明記しておくととても便利です。

 

新郎新婦の電話番号やメールアドレス、LINEアカウントのQRコードなど、質問などに迅速に対応できる方法を考慮して記載すると良いと思います。

 

最近では新郎新婦の結婚式のための公式LINEアカウントを作る方も増えているようです。

 

公式LINEは簡単に作れて便利ですが、個人LINEにはある写真のアルバム機能が無いなど、一部仕様が異なりますのでふたりが使いたい方法と合っているかどうか、確認の上案内するようにしてくださいね。

 

 

 

 

 

招待状にゲストにとって便利な連絡方法を記載し、ゲストに安心して参加してもらえるよう配慮するのがおすすめです。

 

 

ゲストの困りごとに迅速に対応できる体制を整えておくことで、新郎新婦のホスピタリティの高さも伝わるのではないでしょうか。

 

 

出席確認済みのゲストに対する招待状はこれから出欠確認する招待状よりも現実味があり、ゲスト目線に歩み寄ることができるので新郎新婦の感謝の気持ちをより深く込めて計画することができます。

 

 

発送のタイミングを結婚式の1ヶ月前にすることができれば、より詳しい情報を用意することができ、パーソナルな対応もできるかもしれません。

 

 

 

 

招待状はゲストへのおもてなしの気持ちの表れ

 

 

結婚式の招待状は、ゲストを迎えるための一番最初の公式なコミュニケーションツールです。

 

 

招待状のデザインや内容は、新郎新婦そものもの。

 

 

招待状は新郎新婦の個性や結婚式の雰囲気をゲストに伝える重要なアイテムですので、ゲストに対する感謝と結婚式を迎える喜びを詰め込んだ、メッセージ性のあるデザインを作ることができるとより素敵です。

 

 

今回は、事前に結婚式の出席確認ができている場合に招待状の返信葉書が必要かどうかについてお話ししました。

 

 

返信葉書の返送をお願いする理由を理解していれば、必ずしも返信葉書が必要ではないことにお気づきいただけたのではないかと思います。

 

 

結婚式は伝統的なもので、昔々からの常識が根強く残っています。

 

 

ただ、時代が変われば何事も変化がつきもの。

 

 

私はウェディングプランナーの経験を経て、常識や当たり前を守ることのたいせつさと、今の時代の夫婦の選択肢は常に変化していくこと、それに対してゲストが持つ印象が世代によって異なることについても深く知ることができました。

 

 

数年前の当たり前がずっと当たり前でいても、良いことばかりではないと思います。

 

 

今の世代に合った結婚式のかたちを模索していけると良いなと常づね考えています。

 

 

今回のお話しを通じて、昔からの結婚式の常識だけにとらわれず、今結婚式を迎えようとしているあなたにぴったりな選択肢を見つけることができるきっかけが生まれますと幸いです。

 

 

_

 

お悩みごと、気軽にご相談ください*

 

 

ご相談はこちらから

 

 

 

 

 

 

 

Thank you.
 
wedding designer | nacco
 
 
 
 
 
 
 
 

関連情報

ウェディングデザイナーが届けるオーダーメイドのペーパーアイテム | 歌の音

歌の音 – wedding design –

”ふたりのウェディングをデザインする”
をコンセプトに
結婚式・披露宴に必須な招待状や席次表
席札、メニュー表など
" あたたかさ "が伝わる
周りの皆も幸せにする
こだわりのアイテムを
オーダーメイドで作っています。

培った10年の
ウェディングプランナーの経験を活かし、
神戸を拠点に
迷える花嫁にとって頼りになる
ウェディングデザイナーとしても活動中。
結婚式のセカンドオピニオン、
トータルデザインもご提案しています。

name 歌の音 - wedding design -
address 〒657-0013 
兵庫県神戸市灘区六甲台町 12-21-404
business hours 10:00~17:00
closed 不定休
owner name なかむら なぎさ
E-mail info@utanone.com

コメントは受け付けていません。

特集